Uno degli elementi chiave nella scrittura del progetto è la pianificazione dei costi e la corretta predisposizione del budget. Oltre a rispettare e fare attenzione alla coerenza tra costi e attività progettuali, risulta fondamentale avere chiarezza in merito a quali siano i costi ammissibili e quali invece non lo sono.
Nella concretizzazione dell'idea progettuale, la pianificazione dei costi deve quindi rispettare determinare regole. I costi ammissibili sono costi che possiamo imputare nel budget di progetto, viceversa i costi non ammissibili non possono essere inseriti nella predispozione del budget.
Quali sono, allora, i criteri di ammissibilità dei costi? Quali le tipologie di spese che possono essere inserite nella costruzione del budget?
I costi ammissibili e voci di spesa
Sono quei costi che possiamo imputare nel budget di progetto secondo le nostre Linee Guida (gestione indiretta), per il PNRR o secondo l’Annotated Model Grant Agreement (AGA) per tutti i fondi a gestione diretta.
Questi costi rappresentano le risorse necessarie per realizzare le attività previste. Se operiamo in un partenariato devono essere ripartiti fra tutti i partner, con un budget specifico per ogni partner. Questi costi sono rappresentati nel budget con macro-categorie di spesa (chiamate voci di spesa o budget lines), quali ad esempio:
- spese generali (dirette e indirette) = overheads;
- spese per il personale dedicato al progetto = staff;
- spese di promozione = promotion, meeting;
- spese viaggi e soggiorni (missioni) = travel and accomodation;
- consulenze e servizi esterni = external expertise;
- attrezzature = equipment;
- spese preparatorie (ammesse purtroppo solo in pochissimi programmi- Interreg+Fse).
I costi non ammissibili
Come già specificato, quindi, non tutti i costi sono ammissibili. Per esempio:
- costi sostenuti grazie al contributo di altri finanziamenti (divieto di doppio finanziamento);
- normalmente non sono ammissibili i "contributi in natura" o in-kind contribution (cioè costi non sostenuti dal beneficiario, per esempio: valore di un immobile di proprietà), ma molti nuovi programmi gestiti direttamente dalla CE prevedono la possibilità di valorizzare con un costo figurativo il costo per i volontari coinvolti o il costo figurativo per chi non ha la busta paga. È da verificare se ammissibili sul programma su cui si lavora;
- altro costo non ammissibile è l’IRAP: mai ammissibile per la Commissione Europea nei fondi diretti, ammissibile invece per i programmi a gestione indiretta.
Altri costi non ammissibili:
- interessi debitori;
- spese non necessarie e irragionevoli;
- l'IVA, a meno che il partecipante non sia in grado di dimostrare, attraverso un documento ufficiale, di non essere in grado di recuperarla (in tal caso l'IVA è ammissibile);
- multe, penali e spese per controversie legali.
Pianificazione budget: consigli utili
Un budget corretto a livello tecnico e ben bilanciato è il presupposto essenziale per una candidatura di successo, ma anche per una gestione efficace del progetto. Per questo, è importante conoscere gli strumenti e le metodologie più adatte ad una corretta predisposizione del budget.
In particolare, è importante conoscere le nuove normative; conoscere gli strumenti pratici necessari per la predisposizione del budget in fase di presentazione della richiesta di finanziamento; conoscere i criteri di ammissibilità dei costi e avere le competenze adatte per poter compilare i formulari di spesa.
