Presupposto essenziale per una candidatura di successo è un budget tecnicamente corretto e bilanciato. Ogni progetto deve possedere una sostenibilità economica che permette la realizzazione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi: questa sostenibilità è data proprio dal budget.
Nella predisposizione del budget di progetto esistono delle regole da seguire, delle tecniche di scrittura, una specifica organizzazione dei costi e delle voci di spesa. La definizione del budget rappresenta una fase cruciale nel processo di sviluppo di un progetto, perché un budget che non rifletta la realtà della situazione rischia di portare al fallimento del progetto stesso o a problemi durante la fase della rendicontazione.
Nella scheda finanziaria vengono prese in considerazione diverse linee di budget (cioè tipi di costi). Ma quali costi considerare quando si pianifica il budget? Potrebbe essere utile sviluppare una panoramica dei costi da prendere in considerazione quando si prepara il budget di un progetto europeo.
Costi del personale
Si tratta del personale impiegato dalle organizzazioni partner che sono formalmente impegnate a lavorare al progetto. Questi costi possono includere quelli dei dipendenti a tempo pieno, dei dipendenti part-time (percentuale di tempo fissa dedicata al progetto rispetto alla percentuale flessibile di tempo dedicata al progetto) e dei dipendenti contratti su base oraria. Esempi: personale sanitario, traduttori, personale amministrativo, etc. Da considerare:
- devono riguardare attività che non sarebbero svolte in assenza del progetto;
- includono solo i costi relativi al progetto;
- i costi generali, i costi di ufficio e amministrazione e le spese di viaggio non sono inclusi;
- norme nazionali in materia di sicurezza sociale, ferie;
- disposizioni per congedo di maternità/paternità, assenze per malattia, straordinari;
- Timesheet per il personale che lavora su base oraria;
- regolamentazione nazionale sul numero di ore di lavoro.
Costi d'ufficio e amministrazione
In questo caso si fa riferimento ai costi di ufficio e amministrazione sostenuti dalle organizzazioni partner in relazione al progetto, per esempio sistemi IT, software, etc. Quali caratteristiche considerare?
- possono coprire i costi diretti e indiretti;
- non includono le apparecchiature per ufficio (mobili, hardware e software IT ecc.) e i costi di controllo;
- forme di rimborso, a seconda dei costi reali o di un importo forfettario, ad esempio (fino a) il 15% dei costi del personale.
Costi di viaggio e alloggio
Sono costi necessari per il viaggio e l'alloggio del personale delle organizzazioni partner al fine di realizzare il progetto. Possono includere le spese di viaggio, i costi di alloggio, i costi per i pasti, i costi di visto e/o le indennità giornaliere. Qualche esempio: costi di viaggio e alloggio per la gestione del progetto, non i costi di trasporto per i pazienti.
I costi di viaggio e alloggio sono strettamente collegati al progetto, ad esempio la partecipazione a riunioni di progetto, visite in loco o seminari. Il viaggio e la sistemazione di esperti esterni non sono coperti da questo tipo di costo.
Costi di fornitura e servizi esterni
Si tratta di costi sostenuti per le competenze e i servizi esterni forniti da un'organizzazione pubblica o privata al di fuori delle organizzazioni partner. Questi servizi dovrebbero essere basati su accordi contrattuali o almeno scritti. Il pagamento viene effettuato sulla base di fatture o richieste di rimborso agli organi esterni ed è correlato all'esecuzione di determinati compiti e attività. Questa tipologia di costi include, per esempio, servizi di traduzione esterna.
Cosa considerare nel caso di costi di fornitura e servizi esterni?
- Lavoro di esperti esterni e fornitori di servizi essenziali per il progetto;
- pagamenti effettuati sulla base di contratti e contro fatture;
- i costi aggiuntivi relativi a esperti esterni (ad esempio viaggio e alloggio) devono essere coperti con questo tipo di costo;
- nel caso si richieda un finanziamento, potrebbero esserci delle regole relative alle gare d'appalto.
In questo contesto è necessario garantire un audit di controllo completo, tramite: prova del processo di selezione; contratto o accordo scritto; fatture o richieste di rimborso; risultati del lavoro di esperti esterni e prova di pagamento.
Costi per attrezzature
Nell'ambito del budget di progetto, infine, sono sa considerare i costi per attrezzature che fanno riferimento ai costi di finanziamento di apparecchiature acquistate, affittate o noleggiate da un partner di progetto al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto. I costi sono soggetti alle norme applicabili in materia di appalti pubblici, pertanto i partner di progetto devono garantire il rispetto di tali norme. Da considerare:
- inclusione di tutti i costi per le attrezzature (prova dell'uso esclusivo per il progetto) vs. ammortamento annuale (solo durante il periodo di progetto);
- ammissibilità delle attrezzature di seconda mano;
- ammissibilità delle attrezzature acquistate prima del periodo di progetto.
Pianificazione del budget e progetti di successo: consigli utili
Scrivere un buon progetto significa presentare con consapevolezza un percorso per raggiungere specifici obiettivi. La pianificazione dei costi sulle attività è uno step indispensabile, perché elaborare un budget di progetto significa, quindi, definire i costi utili al raggiungimento di quegli obiettivi. Per questo motivo è utile conoscere le metodologie e gli strumenti per costruire e gestire budget a supporto di progetti finanziati dai programmi europei a gestione diretta e indiretta e le regole di rendicontazione.
