Financial planning: perché è importante pianificare in fase pre e post progetto

Il financial planning o pianificazione finanziaria è un compito orizzontale che accompagna l'intero ciclo di vita di un progetto. Capiamo perché. Uno dei momenti cruciali per la sostenibilità di un progetto europeo è quello della pianificazione finanziaria. Ciò significa che, una volta attribuito un costo a ciascuna azione, bisognerebbe riepilogare tutte le voci di spesa in un quadro unitario. A questo punto si parla di Budget, inteso come lo strumento che definisce l’esatto ammontare delle risorse da destinare a ciascuna attività diretta a realizzare gli obiettivi. Approfondimento: Budget di progetto: quali costi considerare?

Fase di definizione del progetto

Qui viene definita una prima stima del budget complessivo insieme ad una stima approssimativa del contributo di ciascun partner di progetto alla pianificazione e implementazione dello stesso. Insieme alla definizione del budget globale e alla sua divisione tra i partner, vengono identificate le risorse necessarie per lo sviluppo del progetto e le potenziali fonti di finanziamento.

Fase di pianificazione del progetto

Una volta definito il budget globale, il budget e i costi possono essere accuratamente stimati, cioè sarà necessario fare una stima dei costi per attività. Inoltre, gli utenti possono decidere di richiedere finanziamenti e creare un accordo finanziario tra i partner.

Fase di attuazione del progetto

Il leader del progetto deve istituire un quadro per il monitoraggio e il reporting finanziario. Durante la fase di implementazione del progetto, la spesa deve essere continuamente controllata.

Panoramica delle attività di pianificazione finanziaria

Definizione del progetto

Stima approssimativa del costo del progetto
Definizione e negoziazione del quadro finanziario e dei contributi dei partner del progetto (finanziario, risorse umane, infrastrutture)
Identificazione delle risorse per l'attuazione del progetto
Identificazione degli strumenti di finanziamento

Pianificazione

Stima approssimativa del costo del progetto
Definizione e negoziazione del quadro finanziario e dei contributi dei partner del progetto (finanziario, risorse umane, infrastrutture)
Identificazione delle risorse per l'attuazione del progetto
Identificazione degli strumenti di finanziamento

Implementazione

Creazione di un quadro per il monitoraggio e il reporting finanziario comune
Controllo continuo delle spese

La pianificazione del budget richiede molto tempo nella fase di sviluppo del progetto. Tuttavia, vale la pena, poiché un'attenta pianificazione è l'unico modo per evitare un budget eccessivo o un budget insufficiente.

In base al piano di lavoro di ogni progetto, il budget può essere pianificato in tre passaggi:

1) Pianificazione delle risorse

In base alle attività e ai risultati previsti , si procede con una stima delle risorse richieste. Questa stima dovrebbe includere, di base:

Risorse umane
Attrezzature
Materiali
(Nuove) infrastrutture se necessario.

È importante non sottovalutare i costi legati per es. all'aspetto transfrontaliero di un progetto. Spesso questi non sono scontati, soprattutto per quegli utenti che sono nuovi in questo settore (ad esempio i costi delle riunioni face-to-face, amministrazione straordinaria, coordinamento e comunicazione).

2) Stima dei costi

Una volta chiarito quali tipo di risorse sono necessarie per l'intero progetto, dovranno esser stimati i costi per ciascuna di queste risorse. A seconda delle risorse necessarie, la stima dei costi potrebbe essere più semplice in alcuni casi rispetto ad altri (ad esempio i costi del personale e i costi per i servizi esterni). Tuttavia, le stime dei costi dovrebbero essere realistiche, sebbene sia comune per i project manager creare delle riserve di budget. Per esempio, se si prevede di richiedere un finanziamento pubblico, è possibile che il denaro non utilizzato debba essere, per esempio, rimborsato.

3) Assegnazione dei costi

Una volta che si ha ben chiaro di quale tipo di risorse si necessita e quanto costano, è possibile quantificare tutto in una struttura di budget, combinando linee di budget e work packages (pacchetti di lavoro)/attività di lavoro. Gli obiettivi di bilancio annuali possono anche essere inclusi nella ripartizione dei costi. Questi agiscono come meccanismi di monitoraggio per verificare il corretto andamento del progetto. Per questo vale la pena pensare a come spendere il budget totale durante la fase di runtime (ovvero sviluppo) del progetto. Leggi anche: