Il budget dei progetti europei: consigli pratici per la compilazione

Il budget di progetto ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori sulla validità del finanziamento richiesto, è una parte essenziale della candidatura a cui è necessario prestare particolare attenzione. Altro aspetto fondamentale riguarda la panoramica dei costi da tenere a mente quando si prepara il budget di un progetto europeo.

Attenzione a leggere le linee guida

Quando si lavora sulla costruzione del budget di progetto ci si riferisce unicamente ai costi ammissibili che sono sempre elencati nel bando di riferimento o nelle linee guida allegate al bando.

Esistono alcuni bandi che pongono dei limiti percentuali ad alcune macro-voci di spesa (ad esempio: spesso per il costo del personale non può superare una percentuale del totale dei costi eleggibili). Qualsiasi tipo di spesa che si prevede di sostenere deve essere documentabile attraverso fatture, ricevute, buste paga, scontrini, biglietti, etc.

Sono da evitare, quindi, costi di natura forfettaria o costi troppo difficili da dimostrare. Ci deve sempre essere precisa correlazione tra i costi e le attività del progetto. È necessario inserire le voci di spesa facendo in modo che dai costi si evincano chiaramente le attività di progetto.

Definire la voce di spesa

Nel caso in cui il titolo dell'attività 2 del progetto sia "realizzazione di un corso di formazione sui diritti dei migranti", l’eventuale costo per l'affitto della location potrà essere definito "affitto sala per corso di formazione sui diritti dei migranti - attività 2".

Sarà valutata la capacità di massimizzare il risultato di un costo e non la logica del risparmio. Attenzione: risparmiare su un costo finanziato è, a volte, penalizzante perché può dimostrare poca capacità previsionale. Non è, infatti, possibile sapere quanto costa un dipendente se non è stato esplicitato.

Deve essere sempre definita e chiara il tipo di spesa che si intende inserire: vi sono, ad esempio, alcuni enti che incorporano come "dipendenti" anche coloro che emettono fattura e questi non possono essere considerati come costo del personale. In linea generale, tutti i costi del budget possono essere comprensivi di IVA solo nel caso in cui per chi sostiene la spesa l'IVA sia un costo (non venga, quindi, recuperata). Pur tenendo conto dei diversi ruoli e competenze dei singoli partner, delle diverse disponibilità finanziarie e dell’entità dei risultati attesi da ciascuno di loro, l'attribuzione del budget tra i partner deve avvenire secondo un criterio il più equo possibile.

Consigli per la costruzione del budget

Una lista di consigli utili per una costruzione del budget coerente ed efficace:

1. Verificare i limiti % delle macro-voci di spesa.
2. Inserire solo costi facili da rendicontare.
3. Mantenere coerenza tra attività e costi.
4. Utilizzare la logica del "massimo risultato con il minimo mezzo".
5. Coinvolgere sempre i partner nella valutazione dei costi.
6. Fare attenzione all'I.V.A.
7. Distribuire equamente il budget tra i partner.