La metodologia di base prevede che il costo rendicontato per il personale sia basato sulla moltiplicazione tra il numero di ore lavorate sul progetto e il costo orario della persona che ha lavorato sullo stesso.
Quindi:
- Costo Rendicontabile per persona = (costo orario del dipendente) X (N ore)
- Tasso Orario = (costo annuo effettivo) / (N ore produttive)
- Costo Annuo Effettivo = stipendio lordo + indennità + contributi + accantonamento a fondo di trattamento di fine rapporto
Il numero di ore produttive: modalità di calcolo per il personale subordinato:
- Utilizzare il numero 1720, ossia il numero di ore produttive annuali standard in Europa;
- Calcolare le "ore produttive annue individuali", un conteggio effettuato persona per persona sulla base delle ore lavorabili, stabilite dal contratto di lavoro, alle quali vengono aggiunte le ore di lavoro straordinarie e detratte quelle per assenze, ferie, permessi, malattie ecc. Si tratta quindi del numero di ore effettivamente lavorate;
- Utilizzare le ore standard calcolate dalla stessa impresa. Le "ore produttive standard" sono calcolate da alcune imprese dotate di un sistema di controllo, gestione e contabilità e vengono normalmente utilizzate dall'impresa stessa nelle sue attività.
Il numero di ore produttive: modalità di calcolo per gli in-house consultant
Il calcolo dipende dal tipo di contratto:
- Prestazioni ESCLUSIVE sul progetto con indicato l'importo totale della prestazione: tutto il costo è rendicontatile
- Se il contratto prevede un unico importo totale relativo allo svolgimento di più attività anche al di fuori del progetto in questione, la situazione si complica. In questo caso è necessario suddividere il compenso totale attribuito da contratto tra le varie attività svolte dal ricercatore in base al numero di ore prestate per ogni attività. In questo caso è necessario disporre di uno strumento, il time sheet, ossia il riepilogo delle ore giornaliere lavorate dalla persona, con indicata la relativa attività. Può accadere che il contratto preveda l'indicazione di un tasso orario anche in questo tipo di contratti, sebbene in Italia sia piuttosto raro; in questo caso il tasso orario indicato deve essere quello utilizzato per le valorizzazioni delle ore prestate sul progetto. Quindi tasso orario moltiplicato per le ore lavorate. Ad eccezione degli SME owner, il costo del personale deve essere sempre verificabile e coerente con la contabilità e la relativa documentazione di supporto deve essere sempre disponibile per eventuali controlli: cedolini paga, libri presenze, libri timbrature, dettagli di calcolo, prove di pagamento, time sheet/time record, ecc.
Lo strumento principe per rilevare le ore è il time sheet o time record. Si tratta di un foglio che riepiloga giornalmente il numero di ore lavorate dal ricercatore su vari progetti o varie attività.
Requisiti del time sheet:
- dettagliato a livello giornaliero: ore totali di ogni giorno suddivise sui vari progetti;
- completo: deve rendicontare tutte le ore svolte dal dipendente o dall'in-house consultant, non solo le ore dedicate al progetto europeo;
- includere le assenze per rendere il conteggio delle ore lavorate coerente con i registri dell'impresa (libri presenze, libri timbrature, ec);
- includere l'indicazione del work package di progetto, ovvero la sottosezione del progetto su cui la persona lavora;
E' importante che il time sheet vengano conservati, sottoscritti e datati dalla persona e confermati dal Project Manager, e che siano disponibili per i controlli.
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