Pillole di progettazione - 
12 Ottobre 2020

Comunicazione e stakeholder

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Innanzitutto, la comunicazione in un progetto europeo non è una scelta, ma un obbligo posto dalla Commissione che li finanzia. In ogni proposta esiste una sezione apposita per esporre al valutatore in che modo il proponente intende disseminare il progetto e i relativi risultati. Ancora prima di comunicare però, dobbiamo conoscere i destinatari del nostro messaggio.

Ciò significa che occorre partire dall'individuazione e dall'analisi degli stakeholder, i quali si dividono in interni ed esterni, distinzione che implica due modalità di comunicazione ben differenti. Ma facciamo un passo indietro. 

Gli stakeholder sono tutti i soggetti pubblici, privati e i singoli cittadini che nutrono qualche tipo di interesse rispetto all'oggetto del nostro progetto. Tale interesse può essere ricondotto sia all'impatto che il progetto avrà su di essi, sia all'impatto che essi potrebbero avere sul progetto. 

Esistono degli strumenti, tra cui la stakeholder matrix, che prevedono l'identificazione di tutti gli stakeholder secondo caratteristiche, interesse, rapporto con il problema individuato, capacità di partecipazione al progetto e possibili azioni di coinvolgimento.

 

Analisi SWOT: di cosa si tratta e perchè è fondamentale

Una volta realizzata la nostra matrice, verrà fatta un'analisi SWOT per ciascuno degli stakeholder, la quale prevede l'individuazione di fattori interni, ossia punti di forza e debolezza rispetto al progetto, ed esterni, ossia opportunità e minacce.  

Questa operazione di analisi ci permette di individuare stakeholder esterni ed interni.

I primi si dividono in 2 macro categorie:

  1. portatori di interesse
  2. cittadinanza europea nel suo insieme.

Tra gli interni, vanno ricordati il coordinatore del partenariato e i partner, che si dividono tra beneficiari e associate. 

  • I primi riceveranno una sovvenzione
  • I secondi invece, pur supportando le attività di progetto, avranno un ruolo più marginale e non beneficeranno di alcun fondo. Tra gli stakeholder interni rientrano anche i sub-contractor, ossia i soggetti a cui viene appaltata una parte delle attività di progetto e che, quindi, ricevono un compenso economico, ma non sono partner e, infine, il project team, composto dal project manager e da tutte le figure che all'interno del progetto hanno un ruolo di gestione.

Dopo aver completato la stakeholder matrix e l'analisi SWOT di ogni stakeholder, potremo finalmente completare il nostro registro degli stakeholder. 

 

Il piano di comunicazione di un progetto

Sulla base di questa analisi e di questa divisione tra stakeholder interni ed esterni, viene stabilito un piano di comunicazione che si divide inevitabilmente in comunicazione interna e comunicazione esterna

La prima è effettuata tra e con gli stakeholder interni del progetto. Questo aspetto sembra poco rilevante, ma in realtà una scarsa o inadeguata comunicazione interna è tra le cause principali di fallimento di un progetto, quindi cerchiamo di darvi il giusto peso.

 

Comunicazione formale ed informale: le differenze

La comunicazione interna si divide in comunicazione formalee informale: nella prima rientra lo steering commette, una riunione a cui partecipano i rappresentanti dei partner di progetto, con lo scopo di discutere l'andamento dei singoli task, i work package, le spese, i deliverable e gli output rispetto ai tempi definiti nel cronoprogramma. 

Anche i report di monitoraggio periodici rientrano nella comunicazione formale. Sono delle pietre miliari all'interno del progetto e aiutano il coordinatore a capire lo stato di avanzamento dei lavori per ogni singolo partner. Tra le comunicazioni formali rientrano anche le email di posta elettronica certificata e tutta la contrattualistica relativa ai sub-contractor.

La comunicazione informale viene sempre sottovalutata, ma è una soft skill essenziale che un project manager deve possedere. Impatta, infatti, in maniera notevolissima sul rapporto con i partner perché previene o stempera le criticità del progetto.

Statisticamente il project manager dedica circa l'80% del suo lavoro alla comunicazione e specialmente alla comunicazione informale, la quale si concretizza in incontri face-to-face, chiamate, conference call o email confidenziali. 

Il momento classico della comunicazione interna è il monitoraggio che consiste nel controllo della coerenza dei risultati del progetti rispetto agli obiettivi definiti nella proposta. Questo controllo avviene mediante il cosiddetto ciclo di Deming: Plan-Do-Check-Act, ossia, Pianifica-Fai-Controlla-Intervieni.

Il momento del controllo viene esplicitato in corripondenza delle milestone, le pietre miliari indicate nel cronoprogramma e che rappresentano un momento cruciale all'interno dello sviluppo del progetto, come la chiusura di un work package o la produzione di un output di progetto. Se dal monitoraggio emergono differenze sostanziali tra la proposta e la realizzazione, sarà necessario "aggiustare il tiro", attraverso un confronto con i partner.

 

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