Progetti europei e costruzione del budget: perché è importante?

Componente essenziale della domanda di finanziamento, il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori: come costruire un budget di progetto? A cosa è necessario prestare attenzione?

Ogni progetto deve possedere una sostenibilità economica che permette la realizzazione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi. Questa sostenibilità è rappresentata proprio dal budget: nella fase di progettazione è indispensabile assicurare coerenza tra le azioni previste e le risorse economiche impiegate. Una fase delicata a cui è bene prestare massima cura e attenzione, perché da un budget dettagliato e coerente dipende la validità del progetto.

Cosa è il budget di progetto?

Chi si dedica alla stesura di un progetto europeo deve avere ben chiaro che il budget rappresenta uno strumento con il quale si definiscono le entrate e le uscite relative al progetto, l’espressione in termini monetari delle attività previste. Viene utilizzato per stimare quali saranno i costi del progetto in ogni singola fase: va da sé che il budget sia qualcosa di dinamico che va modificandosi e adeguandosi a quello che è il ciclo di vita del progetto; ciò vuol dire che man mano che il progetto va evolvendosi, possono cambiare necessità e necessità di spesa.

Una prima differenza da considerare è tra costi diretti e indiretti. I primi vengono sostenuti direttamente per il progetto e sono direttamente relazionati ad esso. Si fa riferimento, ad esempio, ai costi del personale, al costo delle trasferte, al costo dei servizi di traduzione, etc.: devono essere rendicontati, sempre e con precisione, ed è necessario dimostrare di averli sostenuti tramite la presentazione di fatture, ricevute, scontrini e buste paga.

I costi indiretti sono quelli sostenuti dai beneficiari del finanziamento, ma che riguardano la gestione ordinaria delle attività dell'organizzazione/impresa. Non sono, quindi, direttamente imputabili al progetto, ma rientrano tra i costi generali; si tratta di costi non prevedibili né misurabili, come ad esempio la manutenzione di un ufficio. Per questo motivo spesso vengono espressi in termini monetari e percentuali (in genere il 7% del budget di progetto). A differenza dei costi diretti, quelli indiretti non devono essere rendicontati, ma vengono certificati da una dichiarazione del legale rappresentante dell'organizzazione.

Costruzione di un budget: consigli pratici

Nella costruzione di un budget è consigliabile tenere a mente alcune considerazioni fondamentali.

1. Leggere le linee guida. Nel bando di riferimento sono sempre elencati i costi ammissibili.
2. Verificare i limiti delle macro-voci di spesa. Alcuni bandi pongono dei limiti percentuali ad alcune macrovoci di spesa.
3. Le spese devono essere rendicontabili. Qualsiasi tipo di spesa prevista dal progetto deve essere documentabile tramite fatture, ricevute, scontrini, etc. Per questo è consigliabile evitare costi troppo difficili da mostrare.
4. Coerenza tra attività e costi. La coerenza tra i costi e le attività previste è sicuramente un elemento che concorre alla validità del progetto da parte del valutatore.
5. Coinvolgere i partner nella valutazione dei costi e distribuire equamente il budget. È importante esplicitare sempre il tipo di spesa che si intende inserire coinvolgendo i partner del progetto; inoltre, l'attribuzione del budget tra i partner deve avvenire secondo un criterio il più equo possibile.
6. Capacità di massimizzare. Vale la regola del "massimo risultato con il minimo mezzo", ovvero sarà valutata la capacità di massimizzare il risultato di un costo e non la logica del risparmio. Da ricordare che risparmiare su un costo finanziato è spesso penalizzante perché dimostra poca capacità previsionale.

Strumenti utili per costruire un budget

La costruzione di un budget di progetto non può prescindere dall'utilizzo di excel o di altri fogli di calcolo a causa della complessità di alcune ripartizioni di costo. Un consiglio utile è quello di dividere il budget in work packages, che esprimono a colpo d'occhio lo svolgimento logico del progetto e le relative spese, e utilizzare il cronogramma per indicare quando abbiamo intenzione di sostenere i diversi costi. È importante, infine, verificare sempre le percentuali delle macro voci di spesa: in alcuni bandi, infatti, la percentuale sul totale del budget di certe categorie di spesa non deve superare una soglia massima.