Il lead partner o capofila del progetto svolge un ruolo chiave nel processo di costruzione della partnership e guida il processo di formulazione degli obiettivi, del piano di progetto e della struttura delle attività. Inoltre, il ruolo di guida di un progetto richiede anche abilità interpersonali per coordinare i partner di progetto e assicurare e mantenere la loro collaborazione.
Per restituire una definizione, il lead partner è generalmente il responsabile dell'invio della proposta progettuale alla Commissione europea o all'Agenzia esecutiva di riferimento e, nel caso di approvazione, sarà la figura che negozierà e firmerà il contratto (contraente/contractor). Nei partenariati è chi agisce in nome di tutti i partner nei rapporti con l'istituzione finanziatrice.
Dalla costruzione di una solida partnership, dipende il risultato stesso del progetto: assumere il ruolo di capofila richiede un certo livello di risorse, conoscenze, capacità amministrativa e finanziaria.
Capofila progetto europeo: le diverse possibilità
Nella definizione delle figure che prendono parte al progetto, esistono diverse possibilità in cui è possibile imbattersi nella costizione del lead partner:
- il partner iniziale è già dotato di tutti i requisiti necessari per poter assumere il "comando";
- un'organizzazione partner ritiene di poter esser in grado di portare avanti le relative responsabilità;
- si sceglie di subappaltare a chi ha già esperienza di gestione progettuale per lasciare i partner liberi di focalizzarsi sui contenuti.
Quali sono i vantaggi dell'essere capofila di un progetto?
- controllo del contenuto, gestione finanziaria e consegna dei risultati;
- contatti a livello regionale, nazionale e UE;
- creare contatti e reti per potenziali future collaborazioni.
Requisiti per diventare lead partner
Proporsi come lead partner di un progetto europeo implica possedere alcuni requisiti e competenze. Come soggetto che presenta l’idea progettuale, il capofila ha la responsabilità, tra le altre, di scegliere il partner o i partner in grado di realizzare le attività del progetto, la cui mission sia coerente con le attività stesse.
Ecco alcune skills o esperienze che un buon lead partner dovrebbe possedere:
- forte coinvolgimento nella generazione di idee progettuali;
- buona capacità di networking nel campo specifico;
- know-how relativo al finanziamento di progetti nazionali e internazionali e ai regolamenti dell'UE;
- esperienza sulla tematica prevista dal progetto.
Deve inoltre possedere grandi capacità di coordinamento, quali:
- capacità di portare avanti la linea strategica, gli obiettivi e il piano di lavoro;
- capacità di negoziazione per definire ruoli e responsabilità all'interno del team di progetto;
- flessibilità nell'affrontare situazioni impreviste durante il processo senza perdere di vista l'obiettivo principale del progetto.
Comunicazione e gestione finanziaria
Un lead partner partecipa, quindi, alla fase iniziale ovvero alla fase redazionale del progetto, quella più delicata. Per questo, oltre a quelle già elencante, questa figura deve anche possedere capacità di comunicazione, come :
- buona comprensione della materia e capacità di verificare la qualità degli input dei partner del progetto;
- punto di riferimento per tutti i partner di progetto, parti interessate esterne e autorità;
- capacità di problem solving in caso di conflitti tra i partner;
- disponibilità e flessibilità se i partner di progetto necessitano di assistenza;
- capacità di gestione di eventuali gap culturali e linguistici o altre questioni correlate.
Ma anche avere comprensione e dimestichezza con la gestione finanziaria del progetto, ovvero:
- know-how di progetto per domande relative a reporting, archiviazione, auditing e idoneità;
- pianificazione e monitoraggio delle scadenze.
Capofila e partner di progetto
Candidare un progetto trovando il finanziamento più adatto significa spesso mettere in campo una vera e propria squadra: tutti gli attori di un progetto devono concorrere verso un unico obiettivo, ovvero verso la realizzazione e la riuscita dell'idea progettuale stessa. Ogni attore ha un ruolo differente. Ecco che il lead partner o l'ente capofila è l'organizzazione che richiede il finanziamento, raccoglie i documenti e gestisce il network di relazioni. Il capofila assume il coordinamento degli interventi e rappresenta anche l'interlocutore con il finanziatore di riferimento.
Compito del lead partner è anche quello di intercettare partner che condividano la stessa visione di insieme. Perché progettare significa condividere, collaborare e unire le forze per uno scopo comune, creando relazioni stabili e proficue.
