Nella scrittura di un buon progetto europeo è fondamentale portare sempre avanti una solida gestione amministrativa e finanziaria e avere sempre in mente gli aspetti finanziari a cui la Commissione Europea presta maggiore attenzione. La stessa Commissione Europea, infatti, fissa i termini per la redazione di un report di rendicontazione dei costi di spesa (in genere uno in itinere e uno a conclusione del progetto).
La rendicontazione non deve essere volta a confermare i costi inseriti nel budget, piuttosto gli effettivi costi che sono stati sostenuti, sebbene per particolari voci di costo e in base al Programma di finanziamento di riferimento sia possibile utilizzare anche il costo unitario (approfondisci la differenza tra costi reali, costi unitari, costi diretti e indiretti).
I rendiconti di spesa devono essere predisposti tramite un apposito modello chiamato Financial Statement. Ciascun partecipante al consorzio deve produrre un proprio Financial Statement, per ogni periodo di rendicontazione stabilito dal contratto con la Commissione, e inviarlo all'organizzazione coordinatrice del progetto che elaborerà un unico report contenente
Un’attenta redazione del Financial statement è fondamentale, in quanto questo documento è la base di calcolo per i contributi e, sulla base di quanto riportato, la Commissione, in seguito ad alcune verifiche formali, provvede all’erogazione del contributo secondo le modalità indicate dal Programma di riferimento.
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