Nella scrittura di un buon progetto europeo è fondamentale portare sempre avanti una solida gestione amministrativa e finanziaria e avere sempre in mente gli aspetti finanziari a cui la Commissione Europea presta maggiore attenzione. La stessa Commissione Europea, infatti, fissa i termini per la redazione di un report di rendicontazione dei costi di spesa (in genere uno in itinere e uno a conclusione del progetto).
La rendicontazione non deve essere volta a confermare i costi inseriti nel budget, piuttosto gli effettivi costi che sono stati sostenuti, sebbene per particolari voci di costo e in base al Programma di finanziamento di riferimento sia possibile utilizzare anche il costo unitario.
Principi di base della rendicontazione
- I costi non possono includere alcun profitto per i beneficiari (no profit rule). Il finanziamento della Commissione è concesso come rimborso di costo e non come finanziamento a fondo perduto;
- i costi devono essere inseriti nel budget in fase di presentazione della proposta, altrimenti non possono essere soggetti a contributo;
- i costi devono essere imputati a una specifica voce di costo. In base alle regole dei vari Programmi tuttavia è possibile eseguire piccoli trasferimenti da una voce di budget all’altra. Tuttavia, se dovesse capitare di avere delle variazioni di budget veramente rilevanti che dovessero implicare delle modifiche nella modalità di svolgimento del progetto è sempre importante informare prima la Commissione;
- i costi devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario, inerenti al progetto, ragionevoli, giustificati, sostenuti in base al principio di economicità e efficienza;
- i costi devono essere sostenuti nel periodo del progetto, ossia tra le date di inizio e fine indicate nell’accordo con la Commissione;
- i costi rendicontati devono essere in linea con le norme nazionali in materia di tassazione e previdenza sociali.
Documentazione di base
I rendiconti di spesa devono essere predisposti tramite un apposito modello chiamato Financial Statement. Ciascun partecipante al consorzio deve produrre un proprio Financial Statement, per ogni periodo di rendicontazione stabilito dal contratto con la Commissione, e inviarlo all'organizzazione coordinatrice del progetto che elaborerà un unico report contenente:
- financial Statement;
- certificate on Financial Statement (relazione del revisore);
- report Tecnico con le informazioni relative ai deliverables, ossia i risultati tangibili prodotti dalle attività progettuali;
- richiesta di pagamento dei contributi;
- report finale da inviare una volta arrivati all’ultimo reporting period.
Un’attenta redazione del Financial statement è fondamentale, in quanto questo documento è la base di calcolo per i contributi e, sulla base di quanto riportato, la Commissione, in seguito ad alcune verifiche formali, provvede all’erogazione del contributo secondo le modalità indicate dal Programma di riferimento.